GGD Zaanstreek Waterland

(Markt) ontwikkelingen

De GGD heeft in 2016 een organisatievisie opgesteld die in 2017 in de praktijk verder vorm  zal krijgen. De GGD wil een organisatie  zijn die kan meebewegen in de ontwikkelingen in het sociale domein en meerwaarde heeft voor de deelnemende gemeenten. In de visie wordt ook uitdrukkelijke aandacht besteed aan de governance van de contracttaken, dus opdrachten die voor gemeenten worden uitgevoerd in het kader van een overeenkomst in plaats van de Gemeenschappelijke Regeling. In 2016 is de contractenportefeuille van Zaanstad bij de GGD verder uitgebreid. Een voorbeeld is de inzet van de Jeugdartsen om oneigenlijk ziekteverzuim bij middelbare scholieren tegen te gaan. De totale contractwaarde vertegenwoordigt op dit moment ongeveer € 6,5 miljoen.
Het voorzitterschap van het Algemeen Bestuur is in mei 2016 overgegaan van Zaanstad naar Purmerend zoals elke twee jaar gebeurt en is vastgelegd in de GR. Het Dagelijks Bestuur (DB) heeft in 2016 drie keer vergaderd en het Algemeen Bestuur is zeven keer in vergadering bijeen geweest.
Met de benoeming van de sectormanager Bedrijfsvoering/controller per 1 september 2016 is het managementteam gecompleteerd. Na benoeming werden een aantal tekortkomingen op het gebied van de ARBO wetgeving duidelijk, met name rondom veiligheid voor de werknemers. Er is bovendien meer vraag naar werkruimte dan momenteel beschikbaar is. In 2017 zijn voorstellen te verwachten die ervoor gaan zorgen dat de werkomgeving minimaal aan de ARBO voorwaarden gaat voldoen.

Financiële positie

De GGD presteert al jaren conform de opgestelde begrotingen en ook in 2016 is dit het geval. Over 2016 is een goedkeurende accountantsverklaring afgegeven door de accountant. Tweemaal per jaar worden aan gemeenten voorschotbetalingen gevraagd. Deze gelden worden tijdelijk weggezet op de rekening van het Ministerie van Financiën en worden geleidelijk besteed aan de uitvoering van de wettelijke taken. De liquiditeitsratio is 1,61%.
De solvabiliteitsratio is 22,28% (eigen vermogen/totaal van de passiva*100%). Er is een hypotheek afgesloten op het pand en de GGD is volledig in staat om deze schuld in termijnen af te lossen.

De incidentele weerstandscapaciteit bestaat uit de Algemene Reserve Wettelijke taken en de Algemene Reserve Markttaken. De Algemene Reserve Wettelijke taken heeft eind 2016 een omvang van € 489.000. Eind 2015 had de reserve een omvang € 649.000. De onttrekking van € 160.000 is ingezet om een niet begrote toename van de personele lasten op te kunnen vangen. De reserve voldoet aan de vastgestelde norm van 5% (van de gemeenschappelijke bijdrage). De Algemene Reserve Markttaken heeft eind 2016 een omvang van € 105.000. Dit is een toename ten opzichte van 2015 door de toevoeging van het positieve resultaat  op de markttaken.

Risico analyse begin 2016

1. De decentralisaties leiden tot meer verscheidenheid in (de uitvoering van) beleidskeuzes bij de deelnemende gemeenten op gebieden als participatie en (jeugd)gezondheidszorg. Wanneer de behoeften of verwachtingen van de gemeenten in de GR uiteen gaan lopen als het gaat over dienstverlening en bekostiging, maar slechts gestuurd kan worden met elkaar, dan kan een bestuurlijk spanningsveld ontstaan. Het risico is dat geen vorm gevonden wordt om ruimte te bieden aan het eigen beleid van de deelnemende gemeenten en dat de dienstverlening van de GGD aan de inwoners van Zaanstad niet in overeenstemming is met de wens van het bestuur.
2. De gemeente Zaanstad vraagt in 2016 al om een andere manier van werken van de medewerkers van de GGD, terwijl de visie nog niet is vastgesteld en de tweede fase van de organisatie ontwikkeling bij de GGD nog vorm moet krijgen. Deze dynamiek kan onzekerheid creëren bij de medewerkers en dat kan een negatief effect hebben op de kwaliteit van de werkzaamheden.
3. De stemverhouding is onevenredig in relatie tot de omvang van de financiële bijdrage van de gemeenten. Iedere gemeente heeft één stem in het AB. Er wordt gewerkt aan een voorstel voor aangepaste stemverhoudingen in alle gemeenschappelijke regelingen. Er wordt gewerkt aan een voorstel om  Zaanstad en Purmerend een vetorecht te geven: beide gemeenten kunnen samen of apart een veto uitspreken bij een voorstel, waarbij als voorwaarde geldt dat, als dit gebeurt, de raden een zienswijze op het voorstel moeten geven. Het risico hierbij is dat het besluitvormingsproces langer kan duren dan wenselijk is voor de uitvoering.
4. De GGD is eigen risicodrager voor de WW. In 2016 is het AB geadviseerd over dit risico en heeft besloten geen aparte stichting in het leven te roepen om risico’s af te wentelen, ook omdat de deelnemende gemeenten een fatsoenlijk personeelsbeleid willen voeren. WW-risico’s die voortkomen uit het beëindigen van projecten worden via contractafspraken afgedekt. In essentie betekent dit dat het WW-risico terecht komt bij de gemeente die de taak bij de GGD weghaalt. Bij bezuinigingen is er een frictiebudget binnen de GGD dat dit (deels) op kan vangen.
5. Bij de GGD is mandaat voor het nemen van besluiten in de uitvoering, als het gaat om de inzet van ondersteuning aan inwoners, niet op het niveau van teamleiders neergelegd.  Met de gemeente Zaanstad zijn wel overeenkomsten  aangegaan, waarvoor dit een vereiste  is, bijvoorbeeld bij de Jeugdteams. Het risico is dat deze juridische leemte tot extra kosten leidt in geval van bezwaarprocedures.

Nieuw risico per einde 2016

6. De sectormanager Bedrijfsvoering heeft een aantal tekortkomingen op het gebied van de ARBO wetgeving gesignaleerd in het GGD pand, met name rondom veiligheid voor de werknemers. Er is bovendien meer vraag naar werkruimte dan momenteel beschikbaar is. In 2017 zijn voorstellen te verwachten die ervoor gaan zorgen dat de werkomgeving minimaal aan de ARBO voorwaarden gaat voldoen.

Maatregelen

1. Om samen te kunnen blijven sturen is het van belang dat in het bestuur gesproken kan worden over de belangen van individuele gemeenten en dat oplossingen gezocht en gevonden worden die zoveel mogelijk recht doen aan de ruimte die gemeenten vragen. Dit vraagt bereidheid van alle deelnemers, maar zeker ook van het GGD management, om met gevoel voor verhoudingen en rollen deel te nemen aan de discussies en een open dialoog te faciliteren. Zaanstad zal hier aandacht voor blijven vragen.
   Resultaat:
   De vastgestelde visie onderschrijft expliciet de noodzaak tot het leveren van maatwerk aan gemeenten door de GGD. In gesprekken blijkt steeds ook dat deze visie door het management wordt onderschreven. De uitwerking in de praktijk zal nog tijd vragen.
   
2. De leden van het Algemeen Bestuur van de GGD hebben als eigenaren  de verantwoordelijkheid om het GGD management te ondersteunen bij het doceren van veranderingen. Een helder bewustzijn over deze rol moet gevoed blijven worden door de GGD directie.

Resultaat:
De visie is inmiddels vastgesteld en de tweede fase van de organisatie-ontwikkeling is vorm gegeven in samenspraak met het Algemeen Bestuur en in uitvoering gegaan. Van vermindering van kwaliteit van de werkzaamheden door onzekerheid bij medewerkers is niets gebleken.

3. Met de deelnemende gemeenten van de gemeenschappelijke regeling GGD is periodiek ambtelijk overleg over financiën en beleid. Bij dit overleg is de GGD aanwezig om onderwerpen toe te lichten. Strategische onderwerpen worden zo veel mogelijk vooraf geagendeerd in het college van B&W van Gemeente Zaanstad.
   Resultaat:
   Begin januari 2017 kon een voorstel naar de raden worden gestuurd waarbij wordt voorgesteld om een tegenstem op een voorstel vanuit Purmerend of Zaanstad te agenderen via de colleges. Een tegenstem van één van beide of van beiden betekent dat een voorstel geen doorgang zal vinden. Deze procedure geldt niet voor de begroting en jaarrekening. Daarvoor heeft elke gemeente 1 stem.
   
4. De contractmanager heeft vier keer per jaar overleg met het Management team van de GGD over de resultaten en financiën van de projecten, waarbij o.a. het WW risico onderwerp van gesprek is. Indien een project beëindigd wordt bij de GGD, dan worden eventuele frictiekosten uit het frictiebudget betaald van de gemeente wiens project het betreft en wordt het budget door die gemeente aangevuld tot het afgesproken niveau.
   Resultaat:
   In 2016 is voor Zaanstad geen sprake geweest van frictiekosten. Dit risico zal elk jaar gemanaged worden op basis van goede management informatie. Tijdens één van de gesprekken is gesproken over de manier van evalueren van de projecten. In 2017 zal gezocht worden naar een vorm die nog meer recht doet aan de bedoeling van de activiteiten die de GGD voor de gemeente Zaanstad uitvoert.
   
5. Het risico van juridische leemte met extra kosten als gevolg bij bezwaarprocedures heeft zich in 2016 niet voorgedaan. De GGD heeft aangegeven het mandaat aan te zullen gaan passen. Vanuit contractmanagement zal aangestuurd worden op realisatie vóór 1 april 2017 nu 31 december 2016 niet gerealiseerd is.
   

Beheersing nieuw risico

6. Het Dagelijks Bestuur zal alert moeten zijn op goede onderbouwing van voorstellen op dit gebied en zonodig ondersteuning vragen van ambtelijke expertise op het terrein van gebouwenbeheer.