Bedrijfsvoering

Algemene terugblik 2016
Zaanstad slaagt er steeds beter in zich rondom de opgaven in de stad en rond de interne opgave te organiseren. Door intensiever contact binnen de eigen organisatie en met maatschappelijke partners. De oprechte belangstelling en de wil om van elkaar te leren versterkt de onderlinge samenwerking en daarmee de slagvaardigheid van het geheel. Eén van de succesfactoren is de ruimte die wordt gegeven aan medewerkers om hun passie en energie te richten daar waar dat nodig is.
Voorbeelden van deze verbetering zijn de voorbereidingen op de nieuwe Omgevingswet, de realisatie van het Zaans Portaal voor ondernemers, de wijze waarop MAAK.Zaanstad is neergezet, het oplossen van kleine en grote knelpunten in de uitvoering bij de Sociale Wijkteams, de zorg voor vluchtelingen, de professionalisering van brugbediening met Rijkswaterstaat en de totstandkoming van de Zaanwiki met Uitgeverij Noord-Holland en Vereniging Zaans Erfgoed.
Het belang om het succes van het organiseren door te trekken op andere onderdelen is er. Zo kan meer integraal strategische vraagstukken en beleidsopgaven worden voorgelegd aan bestuur en politiek.

In 2016 was de blik meer naar buiten. Het belang van goed contact met onze inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners krijgt steeds vaker gevolg. Er is meer aandacht voor leesbare en begrijpelijke brieven en een hoffelijke benadering. Digitale meldingen zijn vergemakkelijkt en aanvragen van vergunningen en subsidies worden steeds eenvoudiger. Voor ondernemers is het Zaans Portaal ingericht met als doel snel helderheid te verschaffen rond het perspectief en de verwachtingen rond de ingediende plannen.

Continue verandering en versterking zijn nodig om als organisatie goed ingericht te zijn voor de opgaven in de stad. Zowel op grote als op kleinere schaal. In 2016 zijn de reorganisaties op de Openbare ruimte en de Documentaire informatievoorziening afgerond. Voor management-ondersteuning zijn de kerntaken aangescherpt middels een doorontwikkeling. In informele zin groeit het aantal netwerken binnen de organisatie en met partners om gezamenlijk te doen wat nodig is.

Wat in deze paragraaf volgt is een uiteenzetting van wat bereikt is op het vlak van bedrijfsvoering. Enerzijds wat we in onze eigen bedrijfsvoering hebben bijgedragen aan de beleidsdoelstellingen die we voorstaan in de stad. Anderzijds door te in te gaan op de doelstellingen van de organisatie.

Op het vlak van bedrijfsvoering leveren we ondersteuning aan de organisatie om haar beleidsdoelstellingen zo efficiënt en effectief mogelijk te realiseren. De opgave is het natuurlijk spanningsveld in balans te houden; het efficiënt opereren om kosten voor de organisatie zo laag mogelijk te houden, het bieden van kwaliteit in de ondersteuning en de waardering die de geboden ondersteuning krijgt.
Naast een bijdrage aan de organisatiedoelstellingen van de gemeente, leveren de middelenfuncties een bijdrage aan de beleidsdoelstellingen. Door bijvoorbeeld inkoop en aanbestedingen als beleidsinstrument in te zetten voor duurzaamheid en inzet van medewerkers met een grote afstand tot de arbeidsmarkt. Hierdoor kan de gemeente een goede voorbeeldfunctie vervullen in de regio.

*) Schaal 1-5. Vensters voor Bedrijfsvoering is een landelijke benchmark voor bedrijfsvoering binnen overheidsorganisaties. De rapportage over een kalenderjaar volgt jaarlijks in het najaar van het volgende jaar. Om deze reden kunnen in de tabellen de cijfers over 2015 worden getoond.

Prestatie 1. Bijdrage leveren aan beleidsdoelstellingen

Innovatief digitaliseren gericht op gebruiksgemak en het vergroten van interactiviteit
Het toekomstbestendig inrichten van digitale dossiervorming en archivering heeft vorm gekregen door de afhandeling van de nog resterende papieren correspondentie zo efficiënt mogelijk in te richten. Om dit mogelijk te maken zijn in 2016 alle overige papieren poststromen binnen de gemeentelijke processen in kaart gebracht. Er is een inschatting gemaakt van de vermindering van papier en moment van digitalisering. In 2016 is een afname van de papieren poststroom zichtbaar.
Een specialist is aangesteld die vanuit het archiefperspectief de processen en systemen toetst en adviseert over optimalisatie van de inrichting van de digitale informatievoorziening. Een voorbeeld hiervan is de toetsing op archiveringsverplichtingen bij de implementatie van een nieuw digitaal personeelssysteem.

Bron: Documentvolumes geregistreerd in het documentair informatiesysteem

Ondersteuning en zorg op maat
Voor bewoners zijn steeds meer digitale hulpmiddelen nodig; om zelf informatie op te zoeken, aanvragen te kunnen doen en de eigen informatie te beheren. Naast de ondersteuning vanuit de sociale wijkteams zijn in 2016 voorbereidingen getroffen voor een intensievere ondersteuning van de jeugdteams. Daarnaast is aandacht besteed aan de meldplicht van datalekken en zijn er sessies georganiseerd over privacy en cliëntengegevens.
Op het vlak van facilitaire zaken zijn in 2016 het onderhoudsniveau en de inrichting van de locaties geïnventariseerd. Doel is voldoen aan de normen die worden toegepast in het stadhuis.

Werken en economie
Binnen de ruime definitie van ‘medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt’ onderscheiden we een aantal groepen, waaronder medewerkers die vallen onder de banenafspraak in de Participatiewet of die werkzaam zijn op een werkervaringsplaats binnen de gemeente.
Inmiddels zijn 14 mensen gestart in het project Wijkbanen. Zij zijn gedetacheerd vanuit Baanstede en werken als medewerker Algemeen Wijkploeg. Het doel is deze mensen binnen 15 maanden te bemiddelen naar een reguliere werkgever. Verder zijn er zeven mensen gedetacheerd vanuit Baanstede voor de Bosmaaiploeg en voor het onderhoud in de openbare ruimte worden 28 mensen van Baanstede ingehuurd. Wijkbeheer en -onderhoud hebben twee mensen (50+) vanuit de Participatiewet aangenomen en 6 mensen vanuit de Participatiewet ingehuurd voor diverse functies.
Per 1 januari 2017 zijn er vier medewerkers bij de afdeling Wijkbeheer en- onderhoud in dienst genomen die vallen onder de banenafspraak in de Participatiewet. In 2016 zijn deze mensen nog ingehuurd bij sector Openbare ruimte.

Voorts hebben in 2016 kandidaten in een leerwerktraject bij het Klantcontactcentrum (KCC) werkervaring opgedaan en zijn medewerkers gedetacheerd vanuit Baanstede (6) voor werkzaamheden rond digitalisering, logistiek en postkamer bij Facilitaire Zaken. Daarnaast hebben kandidaten in een leerwerktraject bij het Klantcontactcentrum (KCC) of als ondersteuning bij Facilitaire Zaken werkervaring opgedaan.

In het afgelopen jaar is er één bijeenkomst georganiseerd. Een tweede bijeenkomst die vanuit de Kamer van Koophandel zou worden geïnitieerd is doorgeschoven naar 2017. Naast de formele bijeenkomsten is veelvuldig contact met ondernemers van bepaalde segmenten. Zo is in 2016 contact geweest met ondernemers uit de toeristische sector en in het traject MAAK.Zaanstad hebben ondernemers ook antwoord gekregen op vragen over inkoop en aanbestedingen.

Milieu en duurzaamheid

Eén van de beleidsdoelstellingen uit het coalitieakkoord is reductie van afval van de stad met 20% tot 2020. Ten aanzien van ondernemers en instellingen heeft de gemeente hierin een voorbeeldfunctie. In 2016 is de afvalscheiding verder uitgebreid. Ook vanuit ICT is een bijdrage geleverd aan duurzaamheid. ICT-systemen zijn verantwoordelijk voor een aanzienlijk deel van het energieverbruik. Jaarlijks wordt steeds een deel van de ICT infrastructuur vernieuwd. Afgelopen jaar zijn onder meer applicatieservers, netwerkapparatuur en opslagapparatuur vervangen voor nieuwe apparatuur met een lager energieverbruik.

Samenwerking in de regio

De gemeente Zaanstad werkt op verschillende terreinen samen met partners in de regio. In 2016 is ondersteuning geboden om maatschappelijke partners op gemeentelijke locaties te huisvesten en te voorzien van faciliteiten. Daarnaast is op het vlak van bedrijfsvoering samengewerkt met de veiligheidsregio, de omgevingsdienst en is onderzocht hoe de gemeente het sportbedrijf kan ondersteunen.

Prestatie 2. Bijdrage aan organisatiedoelstellingen

Er is in 2016 geen meting van de medewerkerstevredenheid. In 2014 was er een cultuuronderzoek en in 2015 besteedde de organisatie aandacht aan een interne evaluatie van de reorganisaties. De aandachtspunten uit deze onderzoeken stonden ook in 2016 nog centraal. In het kader hiervan zijn er verschillende initiatieven genomen om de horizontale samenwerking te verbeteren en kunnen medewerkers door de werkwijze binnen het Zaans Portaal hun werk beter prioriteren. De ervaren werkdruk is nog steeds aanwezig, wat in 2016 mede heeft geleid tot structurele en tijdelijke uitbreidingen van capaciteit.

Een wendbare organisatie

In de tweede helft van 2016 is de productie van een korte bedrijfsfilm gestart, waarin uiteengezet wordt hoe we als gemeente Zaanstad willen werken. De samenleving staat centraal in het bepalen van onze rol om te ontdekken wat dit betekent voor het werk in de dagelijkse praktijk. In het voorjaar 2017 is deze bedrijfsfilm te zien.

Strategisch Personeelsmanagent
Met Strategisch Personeelsmanagement (SPM) brengen we per organisatieonderdeel in kaart welke capaciteiten medewerkers in de toekomst nodig hebben en, wanneer de huidige capaciteiten onvoldoende aansluiten, wat er moet gebeuren om de capaciteiten op het gewenste niveau te krijgen. Dit levert een bijdrage aan de toekomstbestendigheid van de organisatie én medewerkers. In Zaanstad is SPM in 2015 ontwikkeld in drie pilotsectoren. In 2016 heeft het grootste deel van de organisatie met SPM de personele opgaven in kaart gebracht. Eén van die opgaven voor de komende jaren is de doorstroom van collega’s van krimpende functiegebieden naar stabiele of groeiende functiegebieden. Hiermee behouden we kennis in de organisatie en voorkomen we dat medewerkers boventallig worden.

Arbeidsmix
Naast het beschikken over de juiste capaciteiten is ook een optimale arbeidsmix belangrijk voor een wendbare organisatie. Een arbeidsmix is het geheel van verschillende arbeidsverhoudingen waarmee medewerkers verbonden zijn aan de organisatie (van kort durende inhuur tot en met een vaste aanstelling). Omdat de opgaven per organisatieonderdeel verschillen, verschilt ook de optimale arbeidsmix per organisatieonderdeel. In 2016 is een afwegingskader voor de arbeidsmix opgesteld dat in lijn is met SPM.

Wendbaar in werken
In 2016 zijn de eerste stappen gezet in het kader van het programma Anders werken, dat zich buigt over de vraagstukken van tijd- en plaats-onafhankelijk werken. Er is geëxperimenteerd met andere vergadervormen (bijvoorbeeld staand vergaderen) en een aantal medewerkers kijkt kritischer naar het gebruik van e-mail in de samenwerking met collega’s. Bijvoorbeeld in de week van het e-maildieet. Initiatieven tot samenwerking door de organisatie heen (integraal/ afdelingoverstijgend) worden gestimuleerd. In 2017 wordt deze beweging doorgezet. Begin 2017 wordt ook onderzocht in hoeverre het sociaal intranet ZaanL!ink - dat halverwege 2015 in gebruik is genomen - hieraan bijdraagt.

Een efficiënte bedrijfsvoering

Ehrm-systeem
In 2016 is een nieuw personeelsmanagementsysteem ingericht. Naast de technische basisinrichting van personeels- en salarisadministratie is een Self service module ingericht, die leidinggevenden en medewerkers gebruiksgemak en regie biedt bij het regelen van hun personeelszaken. Het systeem biedt daarnaast betere mogelijkheden voor ondersteuning bij strategisch personeelsmanagement.

Inkoop
Het project Contract- en Bestelmanagement is vertraagd. De ontwikkeling van de benodigde software voor het eenvoudig bestellen duurt namelijk langer dan gepland. Op het vlak van contractmanagement zijn in 2016 voor vier inkoopcategorieën de contractrollen belegd in de betreffende organisatie-eenheden. Voor de ontwikkeling van de betrokken medewerkers is een training verzorgd en zijn kennissessies georganiseerd.

Informatievoorziening
Samenwerken en kennis delen vergt een goede vindbaarheid van informatie in de vele gemeentelijke systemen. Dit wordt ondersteund door een nieuwe en innovatieve zoekfunctionaliteit die in 2016 is aanbesteed. Verder is er een project voorbereid waarbij de komende twee jaar het samenwerken in teams en projecten beter wordt ondersteund met een adequaat documentmanagementsysteem.

In 2016 is een Informatievoorziening Strategie geformuleerd met de ambitie om op zoveel mogelijk beleidsterreinen gebruik te maken van data-gestuurd werken. Data-gestuurd werken biedt kansen om de gemeentelijke dienstverlening effectiever en efficiënter in te richten. In diverse pilots op verschillende beleidsterreinen is ervaring opgedaan met deze manier van werken. Belangrijke randvoorwaarde is dat de privacyaspecten worden gewaarborgd. Zaanstad heeft een functionaris gegevensbescherming aangesteld die nauw betrokken is bij data-gestuurd werken en toeziet op de naleving van privacywetgeving.

Innovatie Planning & Control
In 2016 is innovatie op het gebied van Planning & Control voortgezet. De P&C-documenten worden via het Financieel Portaal ontsloten en doorontwikkeld. Via de P&C-websites kan steeds vaker worden doorgeklikt naar gerelateerde informatie. In 2016 is de interactieve doelenboom nieuw toegevoegd aan de P&C-websites. Via de doelenboom maakt de lezer eenvoudig een selectie van de informatie die zij of hij wil raadplegen.
Het verbeterprogramma zet in op het verkorten van de doorlooptijden en het beperken van handmatig handelen bij het tot stand komen van rapportages. Dit doen we door processen en systemen efficiënter in te richten en verder te digitaliseren. De meerjaren-investeringsplanning is in 2016 geautomatiseerd. Informatie is op deze wijze voor iedereen inzichtelijk, berekeningen hoeven niet meer handmatig plaats te vinden en het is mogelijk om met scenario’s te werken. Hierdoor kunnen we meer tijd besteden aan de inhoud van het adviesgesprek en gericht werken aan het versterken van het systeem van interne beheersing. Dit moet bijdragen aan de toegankelijkheid van de informatievoorziening en aan de onafhankelijk van het management om deze informatie te raadplegen.

Ontwikkeling controlfunctie voor het realiseren van maatschappelijke doelen
Door de diversiteit aan taken en rollen binnen gemeenten, hebben we te maken met verschillende sturingsprincipes in de organisatie. En als gevolg van ontwikkelingen die op ons afkomen zijn deze sturingsprincipes deels aan het veranderen of moeten we ze herijken. De gemeente heeft de beweging ingezet ‘van zorgen voor naar zorgen dat’, waarbij de Zaanse samenleving meer ruimte krijgt om haar eigen leefomgeving in te richten en te beheren. Daarnaast decentraliseert de rijksoverheid taken en komt er veel nieuwe wet- en regelgeving op de gemeente af. Deze ontwikkelingen verlangen ook van de control-organisatie een andere invulling van haar rol en het omgaan met onzekerheden en risico’s. Samen met de lijnorganisatie zoeken we vanuit control telkens naar manieren om daar het beste op aan te sluiten. Soms door beheerst te experimenteren en een andere keer door beproefde methodieken in te zetten. Door het uitvoeren van audits wordt geleerd hoe effectief de organisatie en de control-functie functioneren in deze veranderende context.

Uit het in 2016 verschenen rapport van Vensters voor Bedrijfsvoering(met cijfers 2015) blijkt dat de daling van het percentage overhead doorzet.

Een toegankelijke organisatie

Het verminderen van administratieve druk voor medewerkers en managers wordt onder meer gerealiseerd door het optimaliseren van bijvoorbeeld processen en formulieren en het vervangen van verouderde applicaties. Afgelopen jaar is er geïnvesteerd in een nieuw personeelssysteem waarmee medewerkers meer zelf kunnen regelen. Een ander voorbeeld is het optimaliseren van het proces van in-/door- en uitstroom van medewerkers.

Informatiebeveiliging is van belang omdat inwoners en partners erop moeten kunnen vertrouwen dat de gemeente zorgvuldig met hun gegevens omgaat. Goede sturing geven aan informatieveiligheid en privacy blijft complex omdat er veel afhankelijkheden zijn en het veel facetten betreft; van het gedrag van medewerkers tot aan werkprocedures, personele eisen, beveiliging van middelen en gebouwen en technische maatregelen. De beheersmaatregelen die de gemeente heeft genomen om de informatieveiligheid te vergroten bestaan uit organisatorische en technische maatregelen. Op ICT-gebied betekent dat het vergroten van de technische weerbaarheid van informatiesystemen tegen cybercriminaliteit en onbevoegde toegang tot informatie. Organisatorisch betekent dat het vergroten van bewustwording en vaardigheden van personeel en het aanscherpen van procedures. Ondanks alle voorzorgsmaatregelen kunnen zich echter toch beveiligingsincidenten voordoen. Om goed voorbereid te zijn is daarom een crisisoefening gehouden met een gesimuleerd groot datalek, is een protocol voor het omgaan met datalekken opgesteld en zijn er bewustwordingsactiviteiten georganiseerd voor het personeel.
In aanloop naar de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) waar organisaties vanaf medio 2018 aan moeten voldoen, is in 2016 gewerkt aan de actualisatie van het beleidsplan dat wordt uitgebreid met het onderwerp Privacy. In 2016 is voor de uitvoering ook een privacyfunctionaris aangesteld.

De staat van informatieveiligheid is getoetst door interne en externe audits, steekproeven en toetsen op kwetsbaarheden. Via aparte rapportages is hierover verantwoording afgelegd aan het bestuur en aan externe toezichthouders. Vanaf 2017 zal de verantwoording landelijk op eenduidige wijze worden ingevoerd, met een collegeverklaring en een online vragenlijst ten behoeve van toezichthouders.

Voor de toegang tot alle gemeentelijke gebouwen wordt gebruik gemaakt van één beveiligingsplatform. Per rol van de gebruiker is de autorisatie voor toegang tot specifieke ruimtes bepaald. In 2016 zijn processen ingeregeld om de toegankelijkheid voor specifieke doelgroepen (ketenpartners, leveranciers) te vereenvoudigen.

Werving/ Instroom
Bij de werving blijft speciale aandacht uitgaan naar de instroom van hoogopgeleide jongere medewerkers. De instroom van jongeren is belangrijk voor een evenwichtige leeftijdsopbouw van de organisatie. De overheid is echter niet prominent in beeld als interessante werkkring bij deze doelgroep. Een middel om jongeren te interesseren is het bieden van stages. In 2016 hebben ongeveer 100 studenten en leerlingen een stage in onze organisatie vervuld.

Een andere wijze om hoogopgeleide jongeren aan te trekken is het bieden van traineeships. Zaanstad participeert in de Traineepool MRA (Metropoolregio Amsterdam) en biedt voor de jaargang 2015 – 2017 aan 4 recent afgestudeerden een traineeplek. In 2016 is besloten de pilotfase van de Traineepool MRA om te zetten naar een structurele pool en om jaarlijks (i.p.v. 2 jaarlijks) een jaargang te laten starten.

Investering in en beschermen van bedrijfskapitaal en medewerkers
Ons werk verandert en de veranderingen gaan steeds sneller. Daarnaast werken we steeds langer door, wegens het verhogen van de pensioenleeftijd en het onaantrekkelijk worden van eerder stoppen met werken. Werken aan een toekomstbestendige inzetbaarheid is daardoor voor werknemer en werkgever belangrijker dan ooit.

Met een pilot op 8 afdelingen is een start gemaakt met het doorontwikkelen van de gesprekscyclus. Doel is om tot een gesprekscyclus te komen die zowel een bijdrage levert aan het werk van vandaag als aan de ontwikkeling en toekomstbestendigheid van de individuele medewerker.

Investeren in vakmanschap en persoonlijke ontwikkeling medewerkers   
In 2016 is volop invulling gegeven aan de verdere ontwikkeling van onze medewerkers. Meer dan in de voorgaande jaren is geïnvesteerd in teamontwikkeling, toekomstbestendigheid en kennis en vaardigheidsontwikkeling. Binnen de eenheid Openbare Ruimte zijn EVC-trajecten (Eerder Verworven Competenties) uitgevoerd. Dit biedt medewerkers de kans om op basis van hun werkervaring formele erkenning voor hun kennis en vaardigheden te verkrijgen.

Verzuim   
In 2016 is het verzuim licht gedaald ten opzichte van 2015. Namelijk van 6% naar 5,7% en hiermee is de voor 2016 vastgestelde verzuimnorm van 4,9% niet gehaald. Voorgaande jaren bevond het verzuim zich net boven de 5,0% en verdere daling leek toen te verwachten. In 2015 zagen we echter een forse stijging tot 6.0% en in 2016 is het verzuim weer enigszins gedaald, hoewel dus minder dan gedacht.
De lang aanhoudende griepgolf in Nederland in de eerste maanden van het jaar en de vroeg voordoende epidemie het laatste kwartaal van 2016 zijn hier debet aan. Dit vertaalt zich met name door in kortdurend verzuim. Daarnaast spelen met name bij langdurig verzuim werkgerelateerde psychische aspecten een rol. Deze zijn te koppelen aan veranderingen in werk, functie, balans werk-privé als ook fysieke klachten. Ten aanzien van het aantal langdurige dossiers zien we in de loop van 2016 een dalende tendens. In 2016 zijn workshops balans werk-privé georganiseerd voor alle medewerkers en second opinion sessies met een bedrijfsarts voor leidinggevenden van afdelingen met een hoog verzuimpercentage. Blijvende aandacht voor verzuimbeheersing is noodzakelijk om het verzuim laag te houden.

Financiële toelichtingen bedrijfsvoering

Personeel & Organisatie

De onderbesteding komt onder andere doordat nauwelijks aanspraak is gemaakt op het frictiebudget voor salariskosten van medewerkers die boventallig zijn verklaard. Daarnaast zijn minder medewerkers werkloos geraakt waardoor het WW-budget niet in zijn geheel is aangesproken. Het opleidingsbudget is in 2016 licht overschreden en drukt daarmee het saldo.

Facilitaire Zaken

Het voordeel op de lasten van de afdeling Facilitaire Zaken komt door minder afname van producten en diensten door derden, door het afsluiten van een gunstiger energiecontract en door het goedkoper inkopen van kantoorartikelen. Daarnaast is er sprake van onderbesteding doordat een aantal werkzaamheden is vertraagd. Conform eerder besluit van de raad bij de Narap 2016 is het resultaat gedoteerd aan de reserve voor het onderhoud van de panden.

Informatie- en communicatietechnologie als bedrijfskapitaal

De ICT-lasten waren in 2016 lager dan begroot. Enerzijds is dit veroorzaakt door vacatureruimte en minder externe inhuur op de afdeling. Daarnaast is er sprake van een incidenteel voordeel in 2016 omdat meerjarige software licenties en hardware onderhoudscontracten vanuit 2015 niet in de juiste verhouding over de boekjaren zijn uitgesplitst.
Ten behoeve van de continuïteit van de bedrijfsvoering wordt jaarlijks geïnvesteerd in vervanging en modernisering van de ICT infrastructuur zodat deze actueel blijft. Afgelopen jaar zijn diverse systemen vervangen en is het printerpark aanbesteed.

Een deel van de reserve voor innovatie op informatievoorziening en ICT is in 2016 ingezet. Zo is er geïnvesteerd in de bouw van een zogenaamd datapakhuis wat ondersteunend is aan het data-gestuurd werken en het publiceren van open data.

Bedrijfsmiddelen in beeld

Hieronder volgt een overzicht met kengetallen over de inzet van capaciteit en het beheer van bedrijfsmiddelen. De cijfers geven het beeld van de gehele gemeente. Waar mogelijk is gebruik gemaakt van de informatie die beschikbaar is uit de benchmark Vensters voor Bedrijfsvoering. Vervolgens wordt ten aanzien van de capaciteit inzicht gegeven in de ontwikkelingen.

Ten opzichte van de originele begroting 2016 is het aantal formatieplaatsen met 36 fte gestegen. De krimp zette minder hard door omdat bepaalde bezuinigingen nog niet konden worden ingevuld. Dit is reeds gerapporteerd bij de Burap 2016. Naast de krimp is in 2016 ook meer inzicht verkregen in de benodigde formatie voor de uit te voeren taken op het sociaal domein. Om het juiste maatwerk aan inwoners te kunnen bieden en de transformatie de komende jaren verder vorm te geven, is met name daarvoor formatie uitgebreid. Dekking kon worden gevonden binnen de eigen budgetten.

Op plekken in de organisatie waar op termijn verwacht wordt dat dit werk gaat verdwijnen, wordt bewust de arbeidsmix ingezet in de vorm van externe inhuurkrachten. Verder draagt, zoals verwacht, de aantrekkende arbeidsmarkt bij aan een versnelde uitstroom van medewerkers.
Naast werving en selectie worden de vrijgekomen plekken in de organisatie ook tijdelijk ingevuld met externe inhuurkrachten. Dit geldt vooral voor moeilijk vervulbare vacatures van financieel strategische en civieltechnische functies, maar ook op het gebied van contractmanagement. Ook is er behoefte aan medewerkers op functies die ervoor zorgen dat het samenwerken met externe partijen en de nieuwe rol van de gemeente worden ingepast in onze bestaande systemen en werkprocessen.

Ontwikkeling capaciteitsbegroting

*) Salariskosten is exclusief B&W en Raad en inclusief salariskosten van boventalligen. De salariskosten van boventalligen zijn niet begroot. Voor deze salariskosten is een voorziening gevormd. De salariskosten én de ontvangen baten door detacheringen van boventalligen worden verrekend met deze voorziening.

In de Burap 2016 is besloten de personeelsbegroting in totaal met € 4,9 mln. te verhogen. Tegelijk met het invullen van een aantal taakstellingen in 2016 is de formatie uitgebreid met dekking uit bestaande budgetten. Als gevolg van cao-ontwikkelingen en de invoering van het Individueel Keuzebudget (IKB) is de salarisbegroting bij de Burap 2016 ook aangepast op de invoering van het IKB. De werkelijke salaris- en inhuurkosten die onderdeel uitmaken van het capaciteitsbudget zijn weliswaar gestegen ten opzichte van 2015, maar binnen de bijgestelde begroting gebleven van 2016.
Naast salaris(gerelateerde) kosten en kosten van externe inhuur zijn in 2016 ook inkomsten uit detacheringen gerealiseerd van ca. € 387.000.

De uitbreiding van capaciteit heeft meerdere redenen. In 2016 heeft de aantrekkende economie met veel nieuwe initiatieven extra inzet gevraagd. Ook is er versnelling ingezet voor de komst van de Omgevingswet en MAAK.Zaanstad. Er zijn hiervoor dan ook planologen, stedenbouwkundigen en milieuspecialisten ingehuurd.

Naast deze drukte vraagt ook een aantal werkzaamheden meer tijd, doordat de vraagstukken complex(er) en daarmee tijdrovend(er) zijn. Zoals de ontwikkeling van een nieuw instrumentarium dat randvoorwaardelijk is om ruimte te kunnen geven aan maatwerkoplossingen in het ruimtelijk domein. Om een volgende stap te kunnen zetten om de maatschappelijke taken uit te kunnen voeren is in het laatste kwartaal tijd besteed aan de organisatieontwikkeling. Hiervoor is tijdelijk extra capaciteit aangetrokken.

Op het vlak van bedrijfsvoering is vooral gebruik gemaakt van inhuur in geval van ziekte en zwangerschap of wanneer het niet lukte om op korte termijn vacatures te vervullen. Onder andere bij het Klantcontactcentrum was hiervan sprake.

Boventalligheid en voorziening Reorganisatie
Ook in 2016 zijn medewerkers in een vroeg stadium begeleid bij doorontwikkeling van de organisatie. Het resultaat hiervan is dat boventalligheid voorkomen wordt en medewerkers waardevol blijven voor de organisatie. Twee boventallige medewerkers zijn in het voorjaar 2016 mede door begeleiding in het van werk-naar-werktraject en eigen inspanningen gestart in een nieuwe (externe) functie. Een boventallige medewerker start in het voorjaar van 2017 in een andere functie. Op 31 december 2016 hadden nog drie medewerkers de status boventalligheid. Bij de Burap 2017 zal de voorziening Reorganisatie worden geactualiseerd.

Toelichting op cijfers vanwege correctie vergoedingen UWV    
Vanuit het UWV wordt op grond van de Wet arbeid en zorg (WAZO) aan werknemers een uitkering verstrekt indien sprake is van zwangerschap/ziekte. Deze vergoeding wordt niet rechtstreeks betaald maar via de werkgever. Bij de Narap 2016 is gemeld dat deze vergoeding als opbrengst (bruto) zou worden verantwoord. Vanwege het inzichtvereiste (personeelslasten stijgen immers niet door zwangerschapsverlof) is van deze correctie afgezien en is voor netto weergave in de exploitatie gekozen.

Ontwikkeling op het gebied van personeel en arbeid
Nieuw hoofdstuk 3 CAR-UWO - cao-ontwikkelingen   
Per 1 januari 2016 is het nieuwe hoofdstuk over salariëren en toelagen in de cao geïntroduceerd. Deze wijziging had geen bezuinigingsdoelstelling. Op landelijk niveau is ook overgangsrecht afgesproken om nadeel voor de medewerkers te compenseren. In verband met nagekomen informatie omtrent de interpretatie van de nieuwe cao en het overgangsrecht zal nog een correctie met terugwerkende kracht worden doorgevoerd.

IKB en uitbetaling vakantiegeld 2016
Het Individueel Keuze Budget (IKB) gaat van kracht per 1 januari 2017. De invoering heeft in 2016 de nodige inzet gevergd. Zoals reeds in de Burap en Narap 2016 is uitgelegd betekent de overgang hier naar toe onder meer dat er in 2017 voor 19 maanden aan vakantietoelage moet worden uitbetaald in plaats van 12 maanden. De zeven extra maanden zijn opgebouwd in 2016. Bij de Narap 2016 is deze eenmalige kostenpost geactualiseerd en wordt het reeds begrote bedrag van € 2,6 miljoen gehandhaafd.

WW-budget   
Zoals bij de Narap 2016 is het aantal ex-werknemers dat een beroep doet op een WW-uitkering is ten opzichte van 2015 gedaald. Redenen hiervan zijn o.a. dat meer medewerkers met een aflopend tijdelijk contract in vaste dienst zijn aangenomen en dat de arbeidsmarkt aantrekt. Er is toen € 0,2 mln. teruggegeven aan de Algemene Middelen. Ex-werknemers vinden ook sneller een andere (tijdelijke) baan, waardoor de duur van de WW-aanspraken wordt verkort of bij tijdelijke inkomsten voor een periode wordt onderbroken. Deze ontwikkelingen beïnvloeden de uitnutting van het WW-budget, maar zijn moeilijk te voorspellen.

Werkkostenregeling
De vrije ruimte binnen de werkkostenregeling is maximaal 1,2% van de totale fiscale loonsom en mag worden besteed aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen ten behoeve van de werknemers. Voor Zaanstad gaat het dit jaar om een bedrag van ongeveer € 0,7 miljoen. Net als in 2015 is Zaanstad ook dit jaar binnen de vrije ruimte gebleven.

Vanuit de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) worden jaarlijks de financiële arbeidsvoorwaarden van topfunctionarissen van de gemeenten gepubliceerd. Onder topfunctionarissen van de gemeenten vallen in ieder geval de gemeentesecretaris en de griffier, ongeacht of zij de norm overschrijden.
Indien salarissen van andere functionarissen van de gemeenten de norm overschrijden, moeten deze ook openbaar gemaakt worden. Politieke ambtsdragers vallen niet onder deze wet. De WNT is ook van toepassing op verbonden partijen die onder de reikwijdte van die wet vallen.

Integriteitsverslag

Inleiding
In 2016 voldoet Zaanstad geheel aan de modelaanpak basisnormen openbaar bestuur en politie, een uitwerking van de integriteiteisen zoals vermeld in de Ambtenarenwet.
De acties en resultaten van het integriteitbeleid in 2016 treft u hieronder aan.

Commissie
In 2016 is de commissie integriteit twee keer bijeen geweest.

Ambtseed
Vanaf september 2010 leggen alle nieuwe ambtenaren verplicht de ambtseed af. Zonder ambtseed (en zonder overleggen van de VOG) wordt geen aanstelling verleend. In 2016 hebben alle 86 nieuwe ambtenaren bij een lid van de directie de ambtseed afgelegd.

Training
In 2016 zijn 12 trainingen morele oordeelsvorming georganiseerd voor nieuwe ambtenaren. Deze training is gevolgd door 79 medewerkers. De training is een verplicht onderdeel van het introductieprogramma voor nieuwe ambtenaren.

Nevenfuncties
Eind 2016 stonden 101 ambtenaren geregistreerd met een nevenfunctie waarvoor toestemming is gegeven.

Vertrouwenspersonen
De vertrouwenspersonen hebben 19 gesprekken gevoerd met medewerkers over de onderwerpen arbeidsverhoudingen, ongewenst gedrag en integriteit.

Meldingen
In 2016 zijn vier nog openstaande onderzoeken uit 2015 afgerond. In drie gevallen is misbruik aangetoond. Het gaat om onder meer een zeer ernstige vorm van belangenverstrengeling, misbruik van informatiesysteem en gedrag naar collega’s. Twee medewerkers zijn ontslagen, één medewerker is schriftelijk berispt.
In 2016 zijn 12 andere vermoedens van schendingen gemeld. Twee hiervan zijn nog in onderzoek. Van de overige tien zijn vijf schendingen door een ambtenaar vastgesteld. Het gaat om misbruik diensttelefoon, gedrag naar collega’s, misbruik dienstauto’s en ten onrechte raadplegen van een informatiesysteem. Eén medewerker is mondeling gewaarschuwd, twee schriftelijk berispt, van twee medewerkers is een bijtelling voor de belastingdienst van het salaris ingehouden.