Burger en Bestuur

Voor het realiseren van de toekomstvisie Zaans Evenwicht investeren we permanent in het gesprek in de stad. Dit vormt de basis voor het geven van ruimte aan initiatieven uit de stad en voor het samenwerken aan de toekomstontwikkeling van Zaanstad, zoals  onder het motto  ‘Maak Zaanstad’ gebeurt. We werken actief samen met iedereen die daar een bijdrage aan kan en wil leveren. Het maken van communicatief beleid ‘Op z’n Zaans' betekent dat we in alle fases van het beleidsproces de vraag stellen wie belanghebbenden zijn, wat hun rol is en op welke manier zij ermee te maken krijgen. Waar mogelijk betrekken we hen bij het beleid. Dat begint bij het adequaat informeren van betrokkenen, vervolgens met hen het gesprek aan te gaan, luisteren naar deze input, deze te verwerken en tot slot hierover terug te koppelen. We maken daarbij  steeds meer gebruik van digitale mogelijkheden om dit te kunnen faciliteren.

• Doorontwikkelen website om deze interactiever te maken, toepassen webrichtlijnen.
• Actualiseren netwerk- en mediastrategie voor bestuur en ambtelijke organisatie. De strategie richt zich op het realiseren van Zaans Evenwicht.
• Op basis van de ervaringen ‘Op z’n Zaans’ actualiseren en verdergaan met belanghebbenden beter bij beleid en uitvoering te betrekken.
• Digitaal omgevingsanalyses maken ten behoeve van beleidsontwikkeling, dienstverlening en communicatie.
• Voeren van gesprekken met de stad over thema’s die aansluiten op de veranderingen en uitdagingen in de Zaanse samenleving, inclusief goede terugkoppeling daarover aan betrokkenen. Dit werken we uit onder het motto Maak Zaanstad.nl.
• Vaker inzetten van interactieve manieren van digitale communicatie en inzet van nieuwe (social) media en toepassing van film.

Het afgelopen jaar is op diverse manieren in de stad gesproken met bewoners, ondernemers en vertegenwoordigers van maatschappelijke instellingen over de toekomst van Zaanstad onder de noemer MAAK.Zaanstad.

Hierbij is ervoor gekozen om vaker sociale media en film in te zetten, met soms meer en soms minder succes. Eind 2016 is de participatieaanpak van MAAK.Zaanstad bestuurlijk geëvalueerd om daarvan te kunnen leren bij het vervolg en andere trajecten.

Via de zogenoemde CityChallenge is een pilot gedaan met e-participatie. Door middel van een website werd onder meer de maatschappelijke vraag gesteld hoe we jongeren kunnen stimuleren om te (blijven) sporten. Via dit middel werden ideeën opgehaald en de beste ideeën zijn beloond.

De overdracht van Economie en Wonen/Ruimte van de Stadsregio Amsterdam naar de Metropoolregio is goed verlopen. De rest van de Stadsregio ging per 1 januari 2017 verder onder de naam Vervoerregio. Voor eind 2016 zijn alle MRA-partijen (32 gemeenten en twee provincies) akkoord gegaan met het convenant dat de samenwerking in de MRA een stevige impuls geeft. Vanuit Zaanstad is actief input geleverd aan dit complexe proces. De raad van Zaanstad ging in december 2016 akkoord met het MRA-convenant, waarin is vastgelegd hoe MRA-partijen per 1 januari 2017 samenwerken. De inhoud van deze samenwerking is geformuleerd in de Ruimtelijk-Economische Actie-agenda 2016-2020 die begin 2016 werd gepresenteerd tijdens een groot MRA-congres. De samenwerking in de metropool is daarmee in inhoud en vorm steviger geworden in 2016.

We werken daar waar nodig is ‘Op zijn Zaans’. Dit is een methodiek om te zorgen dat de leefwereld en belangen van inwoners worden meegenomen en hoe we met hen communiceren. In een aantal gevallen zijn inwoners/belanghebbenden daar zelf ook bij betrokken (bijvoorbeeld over het PGB). Elk jaar worden voor beleidsadviseurs workshops over de methodiek gegeven. Het afgelopen jaar is ook veel aandacht geweest (onder meer trainingen) voor het schrijven van goede kernverhalen voor B&W besluiten.  

Een aspect van webcare is het monitoren van de digitale en sociale media om te kijken wat er speelt en leeft in Zaanstad. Deze informatie wordt gedeeld met de betrokken afdelingen die vervolgens deze kennis mee kunnen nemen in hun communicatie of activiteiten. In de communicatie probeert de gemeente zo veel mogelijk aan te sluiten bij vragen die inwoners bij een bepaald onderwerp hebben.

Afgelopen jaar is Facebook steeds vaker actief ingezet om te communiceren met bewoners. In de Maand van de Armoede is een specifieke campagne-pagina online gezet. Dergelijke campagnepagina’s over specifieke thema’s zullen vaker worden ingezet en krijgen ook meer mogelijkheden voor interactie. Landelijke media weten Zaanstad steeds vaker te vinden, met name als het gaat om de aanpak in het sociaal domein. Vakmedia zijn geïnteresseerd in de ruimtelijke ontwikkeling. Maar ook het Hembrugterrein en de kansen voor woningbouw en toerisme in Zaanstad zijn onderwerpen waarmee Zaanstad in het landelijke nieuws komt.

Toelichting op prestatie indicatoren

De inspanningen in de communicatie door sociale media vaker in te zetten, met film te communiceren en aan te sluiten bij de leefwereld van bewoners hebben (nog) niet geleid tot betere scores bij de prestatie indicatoren.

Een vergunning, subsidie, rijbewijs en voorziening aanvragen of een bezwaarschrift indienen kost tijd en geld. Daarom streven we naar minder en eenvoudiger regels en snellere procedures. Daarnaast zorgen we dat onze dienstverlening ook digitaal kan (zie ook 2.2 van dit programma). Vermindering van regeldruk raakt procedures en regels op verschillende beleidsterreinen in de hele organisatie. (zie onder meer ook de programma’s 3 en 4). Maatregelen die Zaanstad samen met andere overheden neemt of al heeft genomen om de regeldruk te verminderen, zijn onder meer:

- Het digitaal aanvragen van een vergunning voor een dakkapel en andere vergunningen

- Eens per tien jaar een paspoort aanvragen in plaats van eens per vijf jaar

- Het verminderen van het aantal regels in de Algemene Plaatselijke Verordening (APV)

- Via Sociale Wijkteams gezinnen meer ondersteuning op maat bieden

- Het eenvoudiger en duidelijker maken van handhavingsbrieven, brieven voor bezwaar en bewonersbrieven.

Waar het gaat om het verminderen van regels van andere overheden gebruikt Zaanstad de bestuurlijke netwerken. (zie onder 1.1  van dit programma)

In contacten met inwoners, bedrijven en organisaties willen we juridische procedures waar mogelijk voorkomen. We staan open voor feedback en willen daarvan leren. Komt het toch tot een schadeclaim, bezwaar- of beroepsprocedure, dan nemen we persoonlijk contact op om in overleg tot oplossingen te komen. Als dit niet lukt, gebruiken we de formele weg. Zie rekenkamerrapport afwikkeling van niet-fiscale bezwaren oktober 2014.

Deze inzet op persoonlijk contact leidt naar verwachting tot een afname van het aantal bezwaar- en beroepsprocedures. Tegelijkertijd neemt met de drie decentralisaties in het sociaal domein het aantal aanvragen dat de gemeente afhandelt toe en daarmee ook het aantal bezwaren. In de eerste zes maanden van 2015 is het aantal bezwaren op gelijk niveau gebleven. Dat betekent dus relatief een verbetering. Het is nog te vroeg om conclusies over de effectiviteit van deze ‘informele methode’ te trekken; mogelijk duurt het even voordat de  gemeente met bezwaren op de nieuwe taken te maken krijgt. In de eerste fase was zorgcontinuïteit gegarandeerd. Als voor deze groep veranderingen gaan optreden, kan het aantal bezwaren alsnog stijgen.

• Programma regeldruk uitvoeren.
• Bij indiening van een klacht of bezwaar nemen wij altijd contact op met de belanghebbende.
• Medewerkers die opgeleid zijn tot mediator inzetten als gespreksleider of mediator bij conflicten tussen gemeente en belanghebbende(n).

Begin dit jaar hebben we het programma regeldruk verantwoord via een overzicht van de bereikte resultaten. Hieruit blijkt dat op het terrein van efficiëntie de belangrijkste doelstellingen al zijn gerealiseerd en daarin niet meer veel ruimte wordt verwacht. De aandacht voor het maken van betere regels (geen overbodige regels, minder tegenstrijdige regels, ruimte voor maatwerk binnen de regels) heeft veel aandacht in de organisatie. Dit vraagt continu aandacht en dat is inmiddels goed geborgd in de organisatie.

Het hanteren van de menselijke maat bij zowel de toepassing van regels als bij (dreigende) conflicten is als informele methode inmiddels ook breed door de organisatie omarmd. Hier is nog meer te bereiken als de ervaring toeneemt: de vaardigheden worden met tijd en ervaring beter.

In 2016 zijn groepen medewerkers in de ruimtelijke keten opgeleid in het toepassen van mediationvaardigheden, zodat zij deze vaardigheden kunnen inzetten als bijvoorbeeld zienswijzen worden ingediend bij omgevingsplannen en aanvragen om een vergunning. Als resultaat van de investering in de informele aanpak zien we dat het aantal bezwaarschriften ten opzichte van 2015 en 2014 daalt en zelfs onder de streefwaarde is gekomen. Het aantal bezwaren waarbij de indiener na telefonisch contact aangeeft een hoorzitting en/of een beslissing op het ingediende bezwaar te willen, neemt hierdoor naar verhouding toe. Doordat al in een eerder stadium (tevergeefs) is gezocht naar een oplossing. Het aantal beroepsprocedures is ten opzichte van 2015 gelijk gebleven. Ook dit is een logisch effect van het gelijk blijven van het aantal formele bezwaarprocedures.

In 2016 ligt het aantal ruimtelijke besluiten dat na een juridische procedure in stand is gebleven op 81%. In elf juridische procedures heeft de rechter degene die beroep heeft ingesteld in het gelijk gesteld. Dit is deels terug te leiden naar procedures die stammen uit de oude manier van werken en deels naar de motivering van onze besluiten. Dit voorkomen we in de toekomst door in gesprek te gaan voordat we een besluit nemen.

De opgave van de gemeente ligt nu vooral bij het omgaan met de verschillende rollen van de overheid en in het bijzonder met de meervoudigheid daarvan. De afgelopen jaren hebben wij hiermee veel geëxperimenteerd. We komen nu in de fase dat wij de verschillende rollen veel meer ‘gewoon’ onderdeel van ons werk maken.

Een betrouwbare overheid is een voorwaarde voor inwoners en andere partijen om initiatief te nemen en samen te werken. Transparant zijn in het doen laten van bestuur en organisatie kan bijdragen aan het vertrouwen. Ontwikkelingen in de informatietechnologie en digitalisering bieden meer mogelijkheden om transparant te zijn als overheid. Voorbeeld is het beschikbaar stellen van OmgevingsAlert apps. Het bestuur wil nog beter inzichtelijk maken welke afwegingen zijn gemaakt voorafgaand aan een besluit.

• In kadernota en begroting ook opnemen voor welke bezuinigingen en intensiveringen niet is gekozen.
• Tijdige informatievoorziening op maat via de gemeentelijke communicatiekanalen aan inwoners, ondernemers en andere partijen over de plannen en besluiten die voor hen relevant zijn.
• Ontwikkelen van informatiestrategie om richting te geven aan de ontwikkelingen rond digitalisering, nieuwe (sociale) media en informatievoorziening.

De inwoners van Zaanstad worden op verschillende manieren geïnformeerd. De dag na B&W-vergadering wordt een besluitenlijst van het college gepubliceerd en steeds vaker worden besluiten toegelicht via beeldmateriaal. Ook via het Zaanstad Journaal wordt wekelijks het gemeentelijke beleid en de uitvoering toegelicht waarbij zo veel mogelijk wordt aangesloten bij de leefwereld van de inwoners. Op de diverse beleidsgebieden wordt actief met bewoners gecommuniceerd. Om extra aandacht te genereren, gebeurt dat regelmatig door thematisch te communiceren (bijvoorbeeld Sportmaand, Maand van de Armoede).

Daarnaast is er een OmgevingsAlert-App waarmee inwoners makkelijk toegang hebben tot de meeste gemeentelijke bekendmakingen die relevant zijn voor hun buurt. Er wordt steeds meer informatie digitaal en makkelijk ontsloten. Ook is er aandacht voor het schrijven van begrijpelijke brieven (trainingen voor medewerkers en herschrijven van standaardbrieven). Deze inspanningen zien we (nog) niet terug in de prestatie indicatoren. Wel zien we bij evaluatie van specifieke communicatiecampagnes (bijvoorbeeld de informatie over de zorg in de Zaanse Beweging, MAAK.Zaanstad, mantelzorgwaardering en de bruggencampagne) dat deze goed worden gewaardeerd. De waardering over de middelen die de mensen kennen, scoort tussen 85-95% positief en de ‘overall’ waardering over de campagnes scoort tussen de 6,8 en 7,8.

In de informatiestrategie zijn drie speerpunten geformuleerd, datagestuurd  werken, het  versterken van de informatiepositie van burgers, maatschappelijke partijen en bedrijven;  slimme samenleving. In 2016 lag de nadruk vooral op het experimenteren met datagestuurd werken. Hierbij onderzochten we deze manier van werken met betrekking tot wat de mogelijkheden voor het oplossen van maatschappelijke vraagstukken zijn en de betekenis van deze werkwijze voor de organisatie.  

Het doel is om de regel- en administratieve (lasten)druk voor burgers te verminderen en de klantgerichtheid te verhogen door de indieningsvereisten die nodig zijn voor de vergunningsaanvraag te minimaliseren, vergunningen waar mogelijk te vervangen door meldingen en zo veel mogelijk digitale intake mogelijk te maken. Digitaliseren begint bij het online aanvragen van vergunningen. Dat zal voor de burger de komende jaren steeds gemakkelijker worden. Waar mogelijk worden vergunningen op basis van de Algemene Plaatselijke Verordening vervangen door meldingen. Dit vermindert de administratieve lastendruk voor de burger.

De (omgevings)vergunningen worden sneller afgegeven, dat wil zeggen: ruim binnen de wettelijke termijn. Dit komt door een lean (efficiënt en effectief) ingericht vergunningenproces en door verruiming, aanpassing of afschaffing van de kaders waaraan wordt getoetst.  Het herontwerpen van de verschillende vergunningsprocedures zorgt ervoor dat de doorlooptijden omlaag gaan.

Bij bezwaar en beroep tegen de vergunningen  passen we in bepaalde gevallen instrumenten als mediation en bemiddeling toe om lange juridische trajecten te voorkomen.

• Uitbreiding van de volgende digitale vergunningen: dakkapel- en aanbouw-vergunning, drankvergunning, horeca exploitatievergunning, ligplaatsvergunning en standplaatsvergunning

In 2016 is het Vergunningencentrum opgericht en zijn de processen zo effectief en efficiënt mogelijk ingericht. Aanvragen worden binnen geldende termijnen afgehandeld en er is één aanspreekpunt om de aanvrager proactief  te informeren en de termijnen te bewaken. Verder is het digitaliseren van meer vergunningen en processen, zoals dakkapel-, bijgebouw-, dakraam- en horecavergunning steeds gemakkelijker, sneller en eenvoudiger bereikbaar.

In 2016 zijn 45 omgevingsvergunningen en verklaringen eenvoudig en snel afgegeven via de webapplicatie BLITSS. Het digitaal aanvragen van horecavergunningen is getest met de ondernemers. De uitkomsten van deze test worden gebruikt bij het starten met het digitaal aanvragen van horecavergunningen. Het aanvraagproces van ligplaatsvergunningen is in kaart gebracht. Naar aanleiding hiervan kan digitalisering in 2017 van start gaan. Tot slot kunnen aanvragen van standplaatsvergunningen al digitaal worden ingediend. Er is voor gekozen geen specifiek standplaatsbeleid op te stellen, maar wel de plaatsen waar een standplaatsvergunning mag worden afgegeven in bestemmingsplannen op te nemen.

De gemeente Zaanstad stelt steeds meer producten en diensten digitaal beschikbaar op de website. Zo kunnen inwoners, ondernemers en instellingen snel en makkelijk zelf via www.zaanstad.nl hun zaken regelen op het tijdstip dat hen het beste uitkomt.

Het Drempelvrij-keurmerk borgt dat www.zaanstad.nl ook toegankelijk is voor mensen met een visuele, auditieve, verstandelijke of motorische handicap. Ook voor senioren, mensen met dyslexie en mensen die Nederlands als tweede taal spreken, hoort www.zaanstad.nl een toegankelijke website te zijn. Hier wordt in voorzien door met heldere teksten in eenvoudig Nederlands te werken en gebruiksvriendelijke formulieren die gemakkelijk zijn in te vullen.

Conform het uitvoeringsprogramma visie op dienstverlening 2017 ontwikkelen wij de gemeentelijke website (www.zaanstad.nl) door, met als doel deze zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken.

Inwoners die geen toegang hebben tot internet of die niet digitaal vaardig zijn, vallen  niet tussen wal en schip . De menselijke maat is hierin bepalend. Dan is er altijd de telefonische ingang of persoonlijke ondersteuning van het Sociaal Wijkteam voor een snel antwoord of ondersteuning met het internet. Zo blijft de dienstverlening voor iedereen beschikbaar.

• Vereenvoudigen taalgebruik (digitale) brieven.
• Webcare doorontwikkelen.
• Vangnet organiseren voor burgers die door omstandigheden geen gebruik kunnen maken van de digitale zelfservice.
• Externe audit voor drempelvrijkeurmerk www.zaanstad.nl zodat de website van Zaanstad voldoet aan de landelijk gestelde eisen.
• Vereenvoudigen van de formulieren op de website.

De gemeente Zaanstad stelt steeds meer producten en diensten digitaal beschikbaar op de website. Zo kunnen inwoners, ondernemers en instellingen snel en gemakkelijk zelf via www.zaanstad.nl hun zaken regelen op het tijdstip dat hen het beste uitkomst. Via webcare kunnen inwoners vragen stellen op onze sociale media. Er worden volop kansen voor webcare gezien. Bijvoorbeeld om te laten zien wat voor mooi werk we doen, of om beleidskeuzes uit te leggen, meningen op te halen, een relatie met inwoners op te bouwen en in die community de dialoog te voeren. Eind 2016 is gestart met het ontwikkelen van een kader daarvoor. Ook is de website inmiddels geschikt voor desktop, tablet en smartphone en steeds beter toegankelijk voor mensen met een auditieve, verstandelijke of motorische beperking of een beperkt taalniveau.

Inwoners die geen toegang hebben tot internet of die niet digitaal vaardig zijn, vallen niet tussen wal en schip. De menselijke maat is hierin bepalend. De Sociale Wijkteams en het servicenummer van de gemeente zijn beschikbaar als vangnet voor de minder digivaardigen. Daarnaast staan in de publiekshal twee zuilen waarop de inwoner zelf een afspraak kan maken of een digitaal product kan aanvragen.

Het Drempelvrij-keurmerk borgt dat dit toegankelijk is voor mensen met een visuele, auditieve, verstandelijke of motorische handicap. Ook voor senioren, mensen met dyslexie en mensen die Nederlands als tweede taal spreken, hoort www.zaanstad.nl een toegankelijke website te zijn. In 2016 zijn de noodzakelijke technische verbeteringen doorgevoerd die ervoor zorgen dat onze website in 2017 toegankelijk zal zijn en wij het Drempelvrij-keurmerk behalen.  

Een toegankelijke website betekent dat al onze teksten op de website in   eenvoudig Nederlands zijn geschreven. Dit blijft structureel onder de aandacht van de webredactie. In 2016 is het project gestart om alle formulieren op de website te vereenvoudigen. Alle formulieren worden verbeterd, waarbij als eerste de digitale ingang voor de meldingen openbare ruimte is verbeterd. De inwoner kan eenvoudiger zijn melding indienen. Om brieven en e-mails in duidelijke taal te (leren) schrijven is er een project geweest om medewerkers te leren helder te communiceren in eenvoudig Nederlands.

In de tevredenheidsmeting over het ‘percentage inwoners dat tevreden is over de eerste-lijns-afhandeling van telefonische vragen’ is 46% tevreden/zeer tevreden (dit cijfer is opgenomen in de begroting), 40% neutraal en 14% ontevreden/zeer ontevreden, 86% is dus niet ontevreden. De Zaanpeiling brengt in algemene lijnen de meningen van de bevolking in beeld en is niet bedoeld als diepgaand klanttevredenheidsonderzoek. Omdat er wel behoefte is aan een klanttevredenheidsonderzoek wordt sinds november 2016 maandelijks de klanttevredenheid van de telefonische ingang gemeten. Inwoners gaven het klantcontact een 7,7 als waarderingscijfer. Ook wordt de tevredenheid van de website op verschillende manieren gemeten door gebruikerspanels van wisselende samenstelling en permanent door feedback via ons contactformulier en webcare. In 2016 zijn inwoners met een bijstandsuitkering en/of een zorgvraag uitgenodigd om de website te testen. Het cijfer dat werd gegeven is een 7,6.

Toelichting op effectindicator

* Let op: Wanneer het percentage neutraal wordt meegenomen in de afweging dan is 86% tevreden.  Het cijfer 46% is alleen gebaseerd op het antwoord tevreden.

Bij geboorte, verhuizing, reizen, een nieuwe baan en autorijden zijn vaak producten of diensten van de gemeente nodig. Producten die online kunnen worden aangevraagd maken wij aantrekkelijk door de aanvraag eenvoudig te maken en makkelijk vindbaar. We stimuleren actief het gebruik hiervan. Voor sommige producten en diensten is een bezoek aan de balie in het stadhuis wettelijk verplicht. Bijvoorbeeld voor het aanvragen van een paspoort, ook al is het paspoort sinds 2014 tien in plaats van vijf jaar geldig.

Vanaf 1 januari 2016 streven  wij er naar tot om 60% te gaan werken op afspraak. Voor de burgers die digitaal geen afspraak kunnen (laten) maken wordt in de publiekshal voor maatwerk gezorgd. De service van huisbezoeken voor de aanvraag en afgifte van identificatiedocumenten  wordt gehandhaafd voor de kwetsbare groep inwoners die om gezondheidsredenen niet in staat is om naar het stadhuis te komen. Uitgangspunt is en blijft dat dienstverlening voor iedereen bereikbaar blijft.

• Een pilot opstarten in 2016 om volledig werken op afspraak. In de tweede helft van 2016 zorgen voor een evaluatie.
• Gastvrouw en gastheer inzetten om burgers in het stadhuis te ondersteunen bij het digitaal aanvragen van producten en diensten van de gemeente.

Voor steeds meer producten is baliebezoek niet meer nodig. Via onze website kan nu al veel digitaal worden aangevraagd zoals aangifte verhuizing, uittreksels uit de Basisregistratie Personen (BRP) en afschriften uit de Burgerlijke Stand. Door de digitalisering van deze producten nam het baliebezoek voor deaanvraag van deze producten met 30% af. Om deze dalende lijn in baliebezoek voort te zetten en het percentage digitale aanvragen verder te laten stijgen, wordt in 2017 een communicatieaanpak geformuleerd.

Gastvrouwen staan paraat om inwoners die niet digivaardig zijn te helpen. Vaak zijn het de oudere inwoners die geholpen willen worden. Circa twintig inwoners per dag worden geholpen bij het online maken van een afspraak.

De Archiefwet verplicht de gemeente wettelijk om de archiefstukken in goede staat te houden en ervoor te zorgen dat burgers deze kunnen raadplegen. Dat gebeurt steeds vaker digitaal. Burgers kunnen de stukken daardoor vanuit huis bekijken en de stukken (internationaal) delen. De digitalisering  levert bovendien efficiency op voor de organisatie. Met name het populaire genealogische materiaal gaan we digitaliseren. Daarnaast vindt de ontwikkeling naar e-depots plaats: informatie die digitaal wordt overgebracht  naar de archiefbewaarplaats. Ook hier gaan we de komende jaren aan werken.

In de ontsluiting van de archieven maken we een inhaalslag. Zaanstad beschikt over een collectie particuliere archieven uit de 18e en 19e eeuw en over de archieven van de besturen van de voormalige gemeenten. Met het ontsluiten en het in samenhang plaatsen in de historische context maken wij deze archieven toegankelijk.

Met het ontsloten en gedigitaliseerde materiaal draagt het gemeentearchief bij aan een betere en completere beeldbank en het behoud van het erfgoed van de Zaanstreek (zie ook paragraaf 4.1 van programma 4). Ook het educatieprogramma (zie ook paragraaf 1.1 van programma 3) draagt hieraan bij. Dit programma actualiseren wij in 2016.

• Digitaliseren bouwvergunningen.
• Aanbod educatie in het cultuurmenu voor scholen herzien.
• Actieve werving op archieven van relevante Zaanse bedrijven.

Wat betreft het ontsluiten van archieven moeten wij bijsturen. In 2015 is de achterstand bij het ontsluiten van particuliere archieven in beeld gebracht en is een meerjarenprogramma gemaakt om de achterstand in te lopen. De prestatie indicator voor 2016 betreft een omvangrijk deelproject. Kort na de start van het project bleek dat het standaard ontsluiten voor dit project niet effectief was en daarom is gekozen voor een plusvariant (materiële verzorging en aanpassen van beschrijvingen). Hierdoor is de 70% niet gehaald.

Het streefgetal bevolkingsregister is gerealiseerd. In 2015 en 2016 zijn twee periodes bevolkingsregisters volledig gedigitaliseerd.

Binnen de gemeente worden naast de maatschappelijke taken ook taken uitgevoerd die ondersteunend zijn aan de organisatie. De opgave is om die ondersteuning zodanig te leveren, dat de rest van de organisatie zich kan richten op haar maatschappelijke kerntaken. Het gaat dan om het bieden van de juiste randvoorwaarden voor een goede werkomgeving, ondersteuning bij verschillende administratieve processen en managementtaken en advisering over de inzet van mens en middelen. In de paragraaf Bedrijfsvoering wordt dit verder uiteengezet.

Voor dit programma worden die ondersteunende taken uitgelicht waarbij sprake is van een directe relatie met en zichtbaarheid voor inwoners, ondernemers en instellingen. Voorbeelden hiervan zijn het verwerken van subsidieaanvragen, het betalen van facturen van leveranciers en zorgvuldige procedures bij het inkopen en aanbesteden van diensten, leveringen en werken. Maar ook de toegankelijkheid van fysieke en digitale omgevingen van de gemeente zijn belangrijk als visitekaartje van de gemeente. Waarbij veiligheid als een vanzelfsprekend kan worden ervaren.

• Het project Contract- en Bestelmanagement in 2016 afronden en inbedden in de organisatie, waardoor het proces van inkoop en aanbestedingen en het proces verwerken van facturen wordt gestroomlijnd en digitaal wordt ondersteund.
• Mede naar aanleiding van bevindingen uit interne audits ook in 2016 maatregelen treffen om de informatieveiligheid verder te verhogen.
• Centraal monitoren dat alle WOB-aanvragen worden geregistreerd en tijdig worden afgehandeld. Decentraal instrueren van medewerkers voor handig gebruik van het systeem.
• Centraal monitoren dat alle incidentele subsidieaanvragen worden geregistreerd en tijdig worden afgehandeld.

Het percentage op tijd betaalde facturen is ten opzichte van 2015 omhoog gegaan, maar lager dan begroot en nog niet op de streefwaarde. Hiervoor is een aantal redenen aan te wijzen. Bij de activiteit rond contract- en bestelmanagement is het proces dat in gang is gezet nog niet afgerond. Dit ligt voor een groot deel aan de vertraging in de oplevering van het systeem door de leverancier. Hierdoor is een vertraging van zes maanden ontstaan. Een andere oorzaak heeft te maken met de decentralisaties. Door de invoering hiervan is met name in de eerste helft van het jaar een lager percentage gerealiseerd. Het percentage incidentele subsidies dat binnen termijn is afgehandeld is licht gedaald. Hiervoor is geen specifiek aanwijsbare oorzaak te geven

Een van de verklaringen hiervoor kan de wijziging in de wetgeving zijn omtrent de dwangsom. Per 1 oktober 2016 worden geen dwangsommen meer verbeurd als te laat wordt beslist op WOB-verzoeken. Ook kan de verdere daling te maken hebben met het verder doorzetten van de aangescherpte lijn in de rechtspraak over misbruik van de WOB bij de bestuursrechters. een lijn die vorig jaar is ingezet. Er is in 2016 nog wel 1 dwangsom betaald voor een van de WOB-verzoeken.

De meeste WOB-verzoeken (63) zijn binnengekomen bij de afdeling Straattoezicht voor het opvragen van documenten betreffende overtredingen. De andere WOB verzoeken betreffen zeer verschillende onderwerpen.

Hier worden alle kosten die samenhangen met B&W verantwoord.

Hier worden alle kosten die samenhangen met de gemeenteraad verantwoord.

Hier worden alle kosten die samenhangen met de griffie verantwoord.