Sinds 1 januari 2004 voert de accountant een controle uit naar de rechtmatigheid van de jaarrekening. De normen over rechtmatigheid zijn voldoende bekend en vormen een vast onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden. Ook is de rechtmatigheid via audits getoetst. De uitkomsten van de audits zijn aan de leidinggevenden gerapporteerd. In een enkel geval hebben de uitkomsten van de audits geleid tot een aanpassing van de dagelijkse werkzaamheden, ter borging van de rechtmatigheid.
Begrotingsrechtmatigheid
Bij de rechtmatigheidcontrole vormt het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. Begrotingsrechtmatigheid wordt omschreven als: “Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s”. In de begroting zijn de maxima voor de lasten vermeld die door de raad zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn.”
Indien op programmaniveau de gerealiseerde lasten hoger zijn dan de begrote lasten of, in enkele gevallen, de gerealiseerde baten lager zijn dan de begrote baten, is er sprake van een begrotingsafwijking. De begrotingsafwijkingen van minimaal € 200.000 worden gerapporteerd. Begrotingsonrechtmatigheid kan deels worden veroorzaakt door onjuiste begrotingswijzigingen. Bij onjuiste begrotingswijzigingen zijn bijvoorbeeld de begrote baten verlaagd in plaats van de lasten verhoogd. Voor het resultaat heeft dit in principe geen gevolgen. Andere overschrijdingen kunnen wel effect hebben op het resultaat.
Per uitgave die heeft geleid tot een begrotingsoverschrijding op programmaniveau dient te worden aangegeven of de uitgaven binnen het door de Gemeenteraad uitgezette beleid passen dan wel dat er sprake is van strijdigheid met een wettelijke bepaling c.q. met een door de Gemeenteraad genomen beslissing.
Tabel 1 toont ‘soorten’ begrotingsoverschrijdingen. In aanvulling op de afwijkingen die het platform rechtmatigheid onderkend is afwijking nummer 2.1 toegevoegd.
Tabel 2 laat de programma’s zien waarbij een begrotingsafwijking > € 200.000 op de lasten voor bestemming is ontstaan. In tabel 3 zijn de begrotingsafwijkingen ingedeeld in de desbetreffende categorieën waarop de afwijkingen betrekking hebben. De afwijkingen worden kort toegelicht, voor een uitgebreide toelichting wordt verwezen naar de programmavelden en het resultaatmodel.
Nr | Beschrijving | Onrechtmatig, maar telt niet mee voor het oordeel | Onrechtmatig, en telt mee voor het oordeel |
1 | Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten die niet passen binnen het bestaande beleid en waarvoor men tegen beter weten in geen voorstel tot begrotingsaanpassing heeft ingediend. Bijvoorbeeld de doelgroep c.q. de activiteiten zijn in de praktijk aantoonbaar ruimer geïnterpreteerd dan in regelgeving (subsidieregeling, -verordening) was gedefinieerd. | X | |
2.1 | Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar die zijn ontstaan na laatste beleidsrijke begrotingswijziging, te weten de Bestuursrapportage. | X | |
2.2 | Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar waarbij de accountant ondubbelzinnig vaststelt dat die ten onrechte niet tijdig zijn gesignaleerd. Bijvoorbeeld: de verwachte kostenoverschrijding op jaarbasis was via tussentijdse informatie al wel bekend, maar men heeft geen voorstel tot begrotingsaanpassing ingediend en dit is in strijd met de budgetregels zoals afgesproken met de raad. | X | |
3 | Kostenoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten, bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet. | X | |
4 | Kostenoverschrijdingen bij open einde (subsidie)regelingen. Vaak blijkt vanwege dit open karakter in het kader van het opmaken van de jaarrekening een (niet eerder geconstateerde) overschrijding. | X | |
5 | Kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door extra inkomsten die niet direct gerelateerd zijn. Over de aanwending van deze extra inkomsten heeft de raad nog geen besluit genomen. | X | |
6 | Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten welke achteraf als onrechtmatig moeten worden beschouwd omdat dit bijvoorbeeld bij nader onderzoek van de subsidieverstrekker, belastingdienst of een toezichthouder blijkt (bijvoorbeeld een belastingnaheffing). Het zal hier in de praktijk vaak gaan om interpretatieverschillen bij de uitleg van wet en regelgeving die na het verantwoordingsjaar aan het licht komen. Er zijn dan geen rechtmatigheidgevolgen voor dat verantwoordingsjaar. Wel zal de gemeente er voor moeten zorgen dat de overschrijdingen getrouw in de jaarrekening worden weergegeven. Ook kunnen er gevolgen zijn voor het lopende jaar: | ||
6.1 |
| X | |
6.2 |
| X | |
7 | Kostenoverschrijdingen op activeerbare activiteiten (investeringen) waarvan de gevolgen voornamelijk zichtbaar worden via hogere afschrijvings- en financieringslasten in het jaar zelf of pas in de volgende jaren. | ||
7.1 |
| X | |
7.2 |
| X |
Lasten voor bestemming | ||||
Programma | Begroot | Realisatie | Afwijking | |
6 | Beheer buitenruimte | 60.666 | 61.677 | 1.011 |
9 | Financiën | 28.093 | 28.416 | 324 |
Totaal begrotingsafwijkingen | 1.335 | |||
Bedragen x € 1.000
Categorie begrotingsafwijking | |||||||||
Programma | 1 | 2.1 | 2.2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7.2 | |
6 | Beheer buitenruimte | 840 | 171 | ||||||
9 | Financiën | 124 | 200 | ||||||
Totaal begrotingsafwijkingen | 964 | 371 | |||||||
Bedragen x € 1.000
Korte toelichting begrotingsafwijkingen
Beheer buitenruimte (1.011)
De overschrijding op het onderhoud riolering (840) loopt via de egalisatievoorziening riool. De mutaties op de egalisatievoorziening komen voort uit het saldo van toe te rekenen kosten incl. extra comptabele kosten en ontvangen inkomsten uit rioolheffing. Het saldo van de voorziening wordt benut om noodzakelijke tariefontwikkelingen uitgaande van kostendekkendheid te nivelleren. De overige kosten beheer onderhoud openbare ruimte (171) wordt grotendeels gedekt uit hogere verzekeringsinkomsten en inkomsten vanuit nuts- en telecombedrijven.
Financiën (324)
De extra kosten innen lokale belastingen (200) komen voort uit incidentele extra inzet van personeel voor het opzetten van de grootschalige kaart voor de gemeenten Oostzaan en Wormerland. Hier staan ook extra incidentele baten tegenover.
De hogere lasten op de financieringsfunctie (124) worden veroorzaakt door lagere ontvangen rente als gevolg van aflossing ven een uitstaande lening aan de SVn.