Onderzoeken Rekenkamer Zaanstad

Over de organisatieontwikkeling wordt minimaal jaarlijks in een separaat document door het college aan de raad gerapporteerd conform de adviezen van de Rekenkamer. Aandachtspunten o.a.:

• Doelen voor verdere ontwikkeling van de organisatie;
• Hoe is rekening gehouden met opvattingen van medewerkers?
• Hoe blijft het college navolgbaar?

2.

Tevens wordt in bovengenoemde rapportage aangegeven hoe het college invulling geeft aan de volgende aanbevelingen van de Rekenkamer:

• Verbeter het verwachtingen-management: wees duidelijk wat met de inbreng van medewerkers wordt gedaan.
• Improviseer weloverwogen en blijf navolgbaar.
• Informeer indien zinvol de gemeenteraad.
• Verbeter de communicatie naar de medewerkers, zodat ook voor hen het college navolgbaar is.

1.
2.

Op 12 respectievelijk 19 mei 2016 is er een presentatie gegeven door de gemeentesecretaris over de organisatieontwikkeling.
Op dat moment is besloten dat er niet meer standaard jaarlijks separaat naast de P&C cyclus over organisatieontwikkeling door het college aan de raad wordt gerapporteerd. (conform de adviezen (2013) van de Rekenkamer.) Wanneer aanleiding toe is zal dit wel plaatsvinden.

a. Maak een keuze over de mate waarin bezwaren informeel zullen worden afgehandeld en draag deze keuze uit via de gemeentelijke informatiekanalen.

1.

In de bezwaarclausule onder besluiten is informatie opgenomen over de informele afhandeling van bezwaren. We verzoeken de bezwaarmaker om een telefoonnummer te vermelden zodat we contact kunnen opnemen. Hierover is informatie op de website opgenomen.

2

Breng in overleg met de andere aandeelhouders de constructie in lijn met de publieke taak en maak daarbij duidelijke keuzes en afwegingen.

3

Ga na in hoeverre de constructie in strijd is met relevante regels en pas indien nodig de constructie aan.

4

Stel een informatieprotocol op dat is gericht op bewuste invloedmomenten van de stakeholders.

5

Evalueer de verbonden partij en zorg daarbij voor een exit-strategie.

2

Mede in vervolg op de uitkomsten van het Rekenkameronderzoek heeft eind 2014 het college  van B&W  van Zaanstad de Bestuursopdracht Toekomstvisie HVC vastgesteld. De toekomstvisie zal bestaan uit de volgende onderdelen:

• Een inhoudelijke visie op HVC, waarin wordt bepaald weke activiteiten naar de mening van Zaanstad zouden moeten behoren tot de kerntaken van de HVC en een onderbouwing daarvan;
• Heroverwegen van de kern- en commerciële taken die de HVC namens de aandeelhouders uitvoert, waarbij de juridische , financiële en organisatorische aspecten worden betrokken;
• Heroverwegen van de garantstellingsstructuur van de HVC en de daarmee gepaarde financiële risico’s voor de aandeelhouders; daarbij wordt tevens onderzocht hoe de beleidsuitvoering en inperking van de gemeentelijke aansprakelijkheid voor taken die nog via HVC blijven lopen wordt geborgd, en hoe de overgang naar de nieuwe situatie wordt gerealiseerd.

Deze toekomstvisie wordt met Afvalzorg IJmond Zaanstreeek (AIJZ) besproken, zodat een door AIJZ gedeelde toekomstvisie ontstaat. De toekomstvisie zal vervolgens namens AIJZ worden ingebracht in de AvA HVC.  De toekomstvisie moet antwoord geven vanuit het perspectief van Zaanstad/AIJZ op aanbevelingen 2, 3 en 5 van de Rekenkamer en concrete aanbevelingen doen voor de te volgen processtappen. Planning is dat de toekomstvisie juli 2017 binnen (in eerste instantie) Zaanstad ambtelijk gereed is.

3

De directie van HVC stelt dat de structuur van HVC en de basis waarop aan de activiteiten voor de aandeelhouders vorm gegeven wordt in lijn zijn met vigerende wet en regelgeving. De toets hierop wordt regulier uitgevoerd”.      

4

Het onderzoek van de Rekenkamer is besproken in achtereenvolgende aandeelhoudersvergaderingen van HVC. De aanbevelingen hebben geleid tot: “het formaliseren van de informatievoorziening naar de aandeelhouders en de gemeenteraden/algemene vergadering. De gemeenteraad wordt voorzien van sturingsinformatie door kwartaalberichten en een specifiek raadsbericht met toelichting op agenda en besluitvorming voorafgaand en na afloop van elke aandeelhoudersvergadering.  

5

zie punt 2

1

Ontwikkel een leerprogramma waarin periodiek lessen getrokken worden van de werkwijze in de Jeugdteams.

2

Maak gebruik van de verschillen tussen de Jeugdteams om te leren wat de ‘juiste dingen’ zijn.

3

Verhelder de regierol van de Jeugdteams.

4

Verbeter het risicomanagement en informeer de raad transparanter over de beheersmaatregelen.

5

Zorg dat de raad kan monitoren of aannames uitkomen.

1

In 2016 hebben de jeugdteams een leertraject doorgelopen. Daarin is de uniforme werkwijze met projectleiders van de jeugdteams verder ontwikkeld en hebben de jeugdteams van elkaar geleerd. De jeugdteamleden zijn vanuit de eigen hoofdaanbieders op verschillende (inhoudelijke) onderwerpen geschoold en waar nodig is aandacht besteed aan het aanleren van de benodigde vaardigheden. De volgende fase is een traject waarbij met jeugd- en wijkteams samen periodiek scholings- en uitwisselingsbijeenkomsten worden georganiseerd. Ook is een opleidingspakket uitgewerkt waarmee elk team zelf verder aan de slag kan.

2

Binnen het leertraject staat het leren van elkaar en het komen tot een gemeenschappelijke basis centraal. Ieder jeugdteam heeft zijn eigen kleur, maar om in iedere wijk de juiste kwaliteit te kunnen leveren, leren de jeugdteams van elkaars ervaringen en komen zo tot een gemeenschappelijke visie op verschillende onderdelen. Het faciliteren van de overdracht van deze verschillende “kleuren” is onderdeel geweest van het leertraject. Ook hier geldt dat er naast het leren tussen de jeugdteams ook meer aandacht is voor het leren tussen jeugd- en wijkteams

3

In het proces rondom de inkoop van 2de lijns jeugdzorg zijn afspraken gemaakt over de regierol, die in 2017 verder vorm gaan krijgen. De invulling van de regierol vraagt andere kennis en vaardigheden van de medewerkers. Het aanleren van vaardigheden die noodzakelijk zijn voor de regierol maakt een belangrijk onderdeel uit van het leertraject in  2017. Tegelijkertijd maken jeugd- en wijkteams ook nadere afspraken over het hoe en waarom bij welk team de regierol komt te liggen bij complexe gezinsproblematiek en over de implicaties daarvan voor wederzijdse inzet.

4

De risico inschatting wordt twee keer per jaar geactualiseerd: bij de jaarrekening en de begroting, hierbij worden de genomen beheersmaatregelen ook benoemd. Deze kunnen ertoe leiden dat de inschatting van het risico lager is.

5

Door het college wordt jaarlijks een rapportage over de voortgang van de transformatie aangeboden. Onderdeel van deze rapportage is de ontwikkeling van de Jeugdzorg in Zaanstad. Verder wordt er regelmatig een 3D-carré georganiseerd waar specifieke onderwerpen mbt de transformatie kunnen worden besproken. Zo blijft de gemeenteraad op de hoogte van de meest recente ontwikkelingen.